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现有的档案管理方式，档案的借出归还都是利用手工进行登记，这不仅浪费时间，也需要档案管理人员极大的细心以保证正确。同时，档案借出调录入由手工进行操作，工作繁复，需要工作人员耐心认真的处理档案，即使如此即便如此依然很难做到万无一失。
依靠人工的档案盘点工作，工作量大而且效率低。管理员要凭自身的记忆对档案进行分类放置和记录，费时劳神却又很难达到目的。及尚在实体档案管理中引入RFID智能管理技术，实现档案盘点的智能化、自动化，改善管理效率。
实体档案智能管理系统介绍
该系统的核心是及尚自主研发的档案库房智慧感知平台，智慧感知平台是以服务为基础的B/S系统架构，B/S结构系统使得系统在安装和部署上更加方便，客户端使用常用浏览器，通过OCX插件来实现对外接硬件的调用，使客户端几乎不需要执行专门的安装操作，易于用户使用。档案库房智慧感知平台在库房环境管理方面的先进性，是实体档案的安全存放的坚强后盾。
系统集成了档案资料实体管理，借助RFID手持机、条码扫描枪、RFID读写设备等信息手段实现档案的无序存放、有序管理。既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要，也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需求。
及尚率先提出了库房要实行分散控制，集中管理的先进理念。该理念一经提出充分肯定了档案库房智慧感知平台在档案库房管理中的重要作用和核心地位。档案库房智慧感知平台紧密绕着该理念设计出按区域对库房环境控制系统，该系统将库房大区域划分成若干小区域使控制更精准、更智能调控库房环境;该系统采用嵌入式一体屏设计，拥有功能强大、节能环保、体积小、壁挂式安装方式等优点，符合国家节能、环保、低碳的要求。
系统功能
提供了统一的日志服务，实现监控系统的运行状况及系统的使用情况;
提供了统一的搜索服务，为方便实体档案利用打下了基础;
提供了统一的缓存服务，保障系统能够长时间稳定的高效运行;
提供了统一的消息服务，满足各地区、各单位流程化管理、利用档案的需要;
提供了统一的文件存储服务，各服务之间协同运作，确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全。
整个系统充分体现了档案库房智慧感知平台对于实现库房一体化、智能化的先进性和必要性。档案库房智慧感知平台切实为实体档案管理保驾护航，为档案的数字化、信息化提供了肥沃和土壤。
